Cara Membuat Kop Surat Untuk Dinas menggunakan Microsoft Word

Membuat surat untuk sebuah  Instansi atau dinas tentu memiliki beberapa ketentuan yang pokok. Ketentuan ini akan membuat surat itu memiliki nilai resmi dan secara kedinasan diakui sebagai sebuah surat yang valid. Karena dalam urusan dinas, pembuatan surat yang baik juga penting dan diperlukan.

Ketentuan pembuatan KOP Surat dinas

Dalam membuat kop surat, setidaknya memiliki 5 bagian penting yang harus dicantumkan agar diakui sebagai sebuah surat yang valid. KOP ini selain menggambarkan keresmian dari suatu instansi juga untuk memudahkan penerima surat untuk menghubungi kembali pengirim surat, sebagai jawaban atas surat yang sudah pernah dikirimkan.
Kelima bagian dalam kop surat antara lain adalah sebagai berikut :

•     Nama instansi terkait
•     Alamat instansi
•     Nomor telepon, fax, dan email
•     Kode pos wilayah anda
•     Logo instansi

Kelima bagian di atas sebaiknya tercantum semua, karena biasanya dinas yang resmi dan profesional sudah memiliki kelimanya. Bahkan untuk telepon jika belum ada bisa dengan kode pos jika memang tidak bisa diakses secara online. Online di sini bisa menggunakan Telepon, Fax ataupun email. Maka pencantuman kode pos menjadi keharusan.

Hal yang perlu diperhatikan saat membuat kop surat 

• Nama instansi/lembaga/perusahan ditulis dengan huruf kapital
  Menuliskan nama instansi atau lembaga pada kopsurat harus menggunakan huruf kapital. Huruf kapital digunakan untuk memperjelas jati diri suatu instansi.
  
  Instansi yang resmi yang memiliki aturan kedinasan, tentu akan menerapkan peraturan yang khusus. Aturan ini berlaku untuk dinas atau instansi itu sendiri maupun untuk instansi yang dikirim surat.
• Gunakanlah huruf kapital pada  kata jalan, telepon, faksimile, dan kotak pos. Dan sebaiknya jangan menggunakan singkatan untuk nomer tertentu yang pastinya tidak sesuai dengan EYD dan ketentuan. Hal ini dapat menyulitkan seseorang untuk menemukan alamat yang dimaksudkan.
• Jangan menggunakan bentuk p.o. box atau post office box untuk menuliskan kotak pos, dan jangan menggunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat.
  
• Kata telepon dan kotak pos langsung diikuti nomor tanpa terlebih dahulu diberi tanda titik dua (:)
  
• Kepala surat disusun secara runtut dan lengkap.

Setelah kamu tahu ketentuan pembuatan kop surat mari kita buat salah satu contoh kopsurat. 

Untuk membuat kop surat dinas ini kamu bisa menggunakan Fitur Shape atau menggunakan Table. Untuk postingan tentang table sudah saya buat kemarin bisa kamu baca pada 
Cara Mudah membuat Table 
Untuk mempermudah pembuatan saya akan buat langkah langkahnya dengan teratur.

1. Tulislah semua tulisan yang akan dicantumkan dalam kop surat. Setelah itu tekan CTRL + E (Alligment Center) Untuk menengahkan tulisan.
    
2. Sisipkan gambar di samping kiri atau kanan sesuai dengan logo Instansi yang akan dicantumkan. Gunakan layout atau pengaturan wrap text tight atau trough.
3. Untuk pembuatan garis jika kamu menggunakan shape maka kamu bisa membuat 2 garis melintang yang salah satunya lebih besar daripada garis yang lain.
   
   Untuk membuat garis yang lurus pastikan ketika membuat shape tekan Shift. Dengan menekan Shift maka otomatis garis atau gambar yang dibuat akan menjadi lurus atau jika membuat lingkaran maka lingkaran itu akan simetris.
   
   Jika kamu membuatnya menggunakan table silahkan masuk table properties. (Klik pada table nya kemudian klik kanan pilih table properties) atau klik pada table kemudian pilih properties. Setelah kamu masuk pada penampakan pilih border and shading.
   
   Pada menu style silahkan pilih garis yang akan dibuat. Kemudian pada preview pilih garis yang akan dihilangkan kemudian klik OK.

 

Silahkan buat sesuai dengan yang mudah menurutmu. Jangan lupa share untuk teman.

Share this post